Eine Zollagentur fungiert als Vermittler zwischen dem Kunden und der Zollbehörde und vertritt Sie gegenüber den Zollstellen. Ihre Aufgaben beinhalten die korrekte Vorbereitung und Einreichung von Zollanmeldungen, die Überwachung der Zollabfertigung sowie die Beratung im Bereich Zoll- und Steuerrecht. Eine Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Zollagentur reduziert das Risiko von Verzögerungen und Fehlern, beschleunigt die Abläufe und gewährleistet die Einhaltung geltender Vorschriften.

Für die Zollabfertigung sind unter anderem erforderlich: Handelsrechnung, Transportdokumente (z. B. CMR, Konnossement), Warenspezifikation, Ursprungszeugnisse sowie einschlägige Lizenzen oder Genehmigungen. Zusätzlich muss der Zollagentur eine entsprechende Vollmacht erteilt werden.

Die Zollabfertigung umfasst die Anmeldung der Ware zu einem entsprechenden Zollverfahren, die Prüfung der Dokumentation sowie gegebenenfalls eine physische Inspektion der Sendung durch die Zollbehörden. Nach erfolgreicher Kontrolle und Datenverifizierung erlässt die Zollbehörde eine Entscheidung über den Zollstatus der Ware , was im Importfall die Zulassung zum freien Verkehr oder im Exportfall die Ausfuhrgenehmigung bedeutet. Der Prozess kann im Standard- oder im Vereinfachungsverfahren erfolgen, je nach Erfüllung bestimmter Anforderungen.

Die Kosten hängen von mehreren Faktoren ab, insbesondere vom Warenart und –wert, Ursprungsland sowie dem gewählten Zollverfahren. Zu den Kosten zählen u. a. Zollabgaben (Zoll, MwSt., Verbrauchsteuer), Verwaltungsgebühren sowie das Entgelt der Zollagentur. Zusätzliche Kosten können entstehen z. B. durch Zollrevisionen, Spezial-Kontrollen oder fehlende Dokumentation. Die Abfertigungskosten werden individuell pro Sendung kalkuliert.

Die Dauer hängt ab von Warenart, Vollständigkeit der Unterlagen und dem gewählten Zollverfahren. Üblicherweise liegt die Zeitspanne zwischen einigen Stunden und bis zu zwei Arbeitstagen, kann sich jedoch bei weiteren Kontrollen verlängern. Unternehmen mit einem AEO-Zertifikat profitieren häufig von schnelleren Abfertigungsprozessen aufgrund reduzierter Kontrollen.

Das AEO-Zertifikat (Authorised Economic Operator) bescheinigt, dass ein Unternehmen hohe Standards in Sachen Sicherheit und Zollkonformität erfüllt. Der AEO-Status beschleunigt Zollabfertigungen, reduziert Kontrollmaßnahmen und vereinfacht die Verfahren im internationalen Warenverkehr.

Vereinfachte Zollverfahren erlauben zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten – z. B. AEO-zertifizierten Unternehmen – die Einreichung vereinfachter Zollanmeldungen, die Abwicklung der Zollabfertigung an einer anerkannten Stelle sowie Sammelabrechnungen. Dadurch wird der Zollprozess effizienter, schneller und weniger formalisiert.

Nein. Der Kunde muss bei der Zollabfertigung nicht persönlich anwesend sein. Die Zollagentur handelt aufgrund erteilter Vollmacht und kann sämtliche Formalitäten, auch elektronisch, im Namen des Kunden erledigen.

Die EORI-Nummer (Economic Operators Registration and Identification) ist eine individuelle Kennziffer für Unternehmen im internationalen Warenverkehr. Sie ist erforderlich für Zollabfertigungen bei Importen und Exporten von und in Länder außerhalb der EU – z. B. aus China oder ins Vereinigte Königreich. In Polen wird die EORI-Nummer von der Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) vergeben. Der Antrag kann online über die Plattform PUESC gestellt werden. Die Erteilung der EORI-Nummer ist kostenfrei und erfolgt in der Regel innerhalb von 1–3 Arbeitstagen.

Seit dem Austritt des Vereinigten Königreichs aus der EU-Zollunion sind Zollverfahren bei Importen und Exporten erforderlich. Häufig angewandte Verfahren sind u. a.: Zulassung zum freien Verkehr, Transit, Ausfuhr, Zollager und vorübergehende Verwendung. Unternehmen müssen die britischen Dokumentationsanforderungen sowie zusätzliche Zollanmeldungen berücksichtigen.